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Mit Office 2016 führt Microsoft wie erwähnt diverse Co-Authoring-Funktionen ein, die zunächst vor allem den Nutzern von Microsoft Word in der neuesten Version zugutekommen sollen. Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig mit Office 2016 an einem Dokument, kann man jeweils sehen, wo und was die Beteiligten gerade schreiben. All dies soll in Echtzeit angezeigt werden.

Alle Teile der Microsoft Office-Suite sind jetzt außerdem sogenannte Smart Applications. Dies bedeutet, dass sie während der Verwendung durch einen Anwender lernen sollen, wie dieser arbeitet. Mit der neuen Tell-Me-Suchfunktionen, die in Word, PowerPoint und Excel zur Verfügung steht, kann der Anwender einfach herausfinden, wie sich bestimmte Aufgaben erledigen lassen, wobei man lediglich eingeben muss, was man gerade vorhat.

Mit der neuen "Clutter"-Funktion für Exchange-Konten in Outlook soll mit Hilfe von Machine-Learning erkannt werden, welche eingehenden Nachrichten für den Nutzer weniger wichtig sind. Sie werden dann aus der Inbox aussortiert und in einen entsprechenden Ordner verfrachtet, so dass nur Nachrichten von ausreichend hoher Priorität im Posteingang selbst verbleiben. Mit dem Feature Insights liefert Office nun außerdem Web-Informationen verschiedenster Art direkt innerhalb seiner Oberfläche.

Darüber hinaus gibt es einige optische Veränderungen, wobei der Unterschied zu Office 2013 nicht weltbewegend ausfällt, weil die Desktop-Variante von Office nur behutsam verändert wurde. Unter anderem gibt es nun ein neues, dunkles Interface-Theme und einige kleinere Maßnahmen, um die Touch-Bedienung etwas zu erleichtern. Unternehmenskunden können sich außerdem über Dinge wie die Zwei-Stufen-Autorisierung in Outlook und verbesserte Management-Funktionen freuen, worüber Microsoft im Office-Blog ausführlicher informiert.